SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS EM CONDOMÍNIOS

SÍNDICOS DEVEM SE ATENTAR AOS SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS, COMO AVCB, LIMPEZA DE CAIXA D’ÁGUA, DESINSETIZAÇÃO, ATESTADOS DE ELÉTRICA E PARA-RAIOS, E EVITAR PREJUÍZOS

Com ou sem pandemia, há uma série de serviços obrigatórios em condomínios que não podem ficar para depois.

“O condomínio deve manter os serviços em dia por três motivos: não ser multado, garantir a integridade da edificação e zelar pela saúde e segurança dos usuários“, justifica Felipe Lima, mestre e engenheiro em Manutenção Predial e professor do curso Gestão de Manutenção Predial para Síndicos e Gestores Prediais, do SíndicoNet.

São cerca de 40 itens – entre serviços, manutenções, certificados, atestados e treinamentos – que devem estar na agenda do empreendimento tanto no curto quanto no médio prazo.

Os serviços obrigatórios vão desde o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, sigla muda em algumas outras regiões), limpeza de caixa d’água e análise bacteriológica, até certificado de CIPA envolvendo os colaboradores.

Cabe ao síndico, com apoio da administradora, listar os itens que cabem ao seu condomínio, organizar o cronograma e executá-los. A tecnologia pode ajudar os gestores nessa missão.

• DOWNLOAD: use a tabela de obrigações do condomínio como modelo para criar o seu cronograma

 Você vai ver nesta reportagem: 

• Manter os serviços obrigatórios em dia livra o seu condomínio (e você, síndico) de problemas
• Serviços em condomínios: leis, normas, fiscalizações e consequências
• Principais serviços obrigatórios em condomínios
• Síndico, zelador e administradora: unidos para manter o condomínio organizado
• Controle manual ou com uso da tecnologia 
• Como fazer corretamente cotações e seleção de prestadores de serviço 
• DOWNLOAD: tabela de obrigações do condomínio

MANTER OS SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS EM DIA LIVRA O SEU CONDOMÍNIO (E VOCÊ, SÍNDICO) DE PROBLEMAS

Para quem não lembra, entre as funções e deveres do síndico listados no Artigo 1.348 do Código Civil, está no inciso V “diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores.”

Mas e a pandemia, o isolamento social e a redução de movimentação de pessoas estranhas ao condomínio? Especialistas são enfáticos em dizer que as obrigações devem ser mantidas em dia e dentro dos prazos.

“Nada justifica não fazer os serviços nos condomínios. Devemos explicar para os moradores que os prestadores estão entrando no empreendimento para fazer manutenções obrigatórias que, se não feitas, podem prejudicar a todos”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.

Serviços obrigatórios só o são porque tratam de itens que influenciam diretamente na saúde e segurança dos usuários, destaca Felipe Lima.

“Então, mesmo em época de pandemia, é preciso fazer todos os serviços corretamente, os obrigatórios e os recomendados.

Um prédio é um organismo vivo, que está em constante movimento, se não for cuidado da forma correta, vai adoecer”, alerta o engenheiro manutencista. 

Savieto fez questão de manter todo o calendário de seus condomínios em dia, até o que podia ser adiado, como a renovação do AVCB – no estado de São Paulo, o Corpo de Bombeiros estendeu a validade das licenças por alguns meses.

“Imagina o que vai acontecer quando esses prazos passarem? Pode demorar muito mais para conseguir liberar”, comenta o síndico profissional, que renovou o AVCB de três condomínios durante a pandemia.

Célia Fonseca, gerente geral da Illuminati Administradora, conta que neste período de pandemia todos estão muito conscientes de que os serviços precisam ser feitos e não houve resistência de nenhum síndico ou condômino.

“Estamos fazendo adequações de acordo com cada condomínio. Montamos uma agenda para que não acumulassem muitas manutenções no mesmo dia, priorizando aquilo que coloca em risco a edificação e a saúde das pessoas”, explica Célia. 

Um condomínio da sua carteira de clientes estava para fazer uma revisão no corrimão da escadaria e optou-se por adiar, já que o prazo para concluir as adequações é grande. “Mas serviços como recarga de extintor, limpeza de caixa d’água etc são inadiáveis.” 

SERVIÇOS EM CONDOMÍNIOS: LEIS, NORMAS, FISCALIZAÇÕES E CONSEQUÊNCIAS

De acordo com Nilton Savieto, não vale a pena correr o risco de exposição de moradores, funcionários e da edificação como um todo, além de poder gerar multa pelo não cumprimento de serviços e obrigações atrelados a leis (que podem ser municipais, estaduais e federais) e normas. 

As Normas Regulamentadoras (NR’s), por exemplo, se não cumpridas, podem gerar ações trabalhistas, alerta Célia Fonseca, da Illuminati Administradora.

Relacionadas à segurança do trabalho, as NR’s obrigatórias em condomínios, segundo a Secretaria do Trabalho (antigo Ministério do Trabalho), têm o intuito de evitar ou reduzir o número de acidentes entre os colaboradores. São elas:

• NR 5 – CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes)
• NR 6 – EPI (Equipamentos de Proteção Individual)
• NR 7 – PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional)
• NR 7 – Curso de Primeiros Socorros
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário (Instrução Normativa INSS/Pres. nº 85)
• NR 9 – PPRA (Programa de Proteção de Riscos Ambientais)
• NR 10 – Instalações e Serviços em Eletricidade. Assegura condições mínimas de trabalho para os colaboradores que lidam direta ou indiretamente com com instalações elétricas no condomínio.
• NR 23 – Brigada de incêndio
• NR 35 – Colaboradores que fazem trabalho em altura 

“Embora nem tudo tenha uma fiscalização efetiva, se acontecer alguma coisa, o síndico é responsabilizado civil ou criminalmente“, alerta Nilton Savieto. Ele admite que já aconteceu de esquecer de fazer algum serviço dentro do cronograma estabelecido, mas como estava dentro do prazo, deu para “remediar” sem consequências.

O engenheiro Felipe Lima emenda que a questão da fiscalização infelizmente ainda é ineficiente, mas esta não deve ser a maior motivação para manter a casa em ordem.

” Há sim o risco de ser multado, contudo, esse não deve ser o foco do síndico. É preciso fazer os serviços obrigatórios para garantir que o empreendimento esteja sempre em ordem, sem oferecer nenhum risco ao usuário”, destaca Lima.

Além de leis e normas, há serviços e obrigações que devem ser feitosdentro de uma certa periodicidade determinada pela necessidade do item, que vai depender de uma série de fatores, como idade, clima, uso etc.

PRINCIPAIS SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS EM CONDOMÍNIOS

Os especialistas entrevistados pelo SíndicoNet listaram cerca de 40 itens obrigatórios e recomendados tanto a condomínios residenciais quanto comerciais – como dito anteriormente, sempre a depender de peculiaridades do empreendimento.

• DOWNLOAD: confira os 40 itens e suas periodicidades nesta tabela de obrigações do condomínio

Para o síndico profissional Nilton Savieto, além do seguro obrigatório mencionado no Código Civil, o AVCB é a principal de todas as obrigações.

“Se o condomínio não estiver com o documento em dia, no residencial, o síndico pode ser responsabilizado por qualquer tipo de problema relacionado ao AVCB. Já no comercial, a irregularidade pode prejudicar condôminos na hora de fazer a liberação da atividade no prédio, que demanda apresentação do AVCB”, alerta Savieto.  

Só para cumprir as obrigações relacionadas aos itens “contra incêndios“, há mais seis:

1. Brigada de incêndio
2. Atestado de formação de brigada
3. Extintores / recarga
4. Extintores / teste hidrostático
5. Mangueiras / manutenção
6. Pressurização de escada de incêndio

No que diz respeito aos sistemas da edificação, os principais itens são:

• Manutenção da fachada: na cidade de São Paulo, por exemplo há uma lei que obriga a pintura a cada cinco anos
• Laudo de elétrica (NR 10)
• Limpeza e reaperto de quadros de elétrica
• Para-raios (SPDA): vistoria visual, medição ôhmica e emissão de laudo técnico (NBR 5419)
• Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores: na cidade de São Paulo, há uma lei municipal que regula a questão 
• Caixas d’água: limpeza e análise bacteriológica
• Rede de gás: inspeção e teste contra vazamentos
• Desinsetização e desratização das áreas comuns
• PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle – a depender do edifício)
• Certificado de Acessibilidade 

Indo na contramão dos demais itens, a questão da acessibilidade está em evidência e sendo fiscalizada ao menos na cidade de São Paulo, de acordo com Nilton Savieto. 

“As denúncias feitas na Prefeitura estão sendo apuradas. Quando um condomínio, principalmente comercial, não tem o certificado de acessibilidade, ele é notificado e recebe um prazo para regularizar os itens relacionados. Se não cumprir, é multado”, conta o síndico profissional.

Ele adiciona que são muitas coisas a serem feitas que levam tempo. Em um condomínio onde é síndico, há dois anos entrou com projeto de acessibilidade para regularização na Prefeitura e ainda não foi liberado. 

SÍNDICO, ZELADOR E ADMINISTRADORA: UNIDOS PARA MANTER O CONDOMÍNIO ORGANIZADO

Para que o condomínio esteja em dia com todos os serviços, manutenções, atestados, certificados e treinamentos, é bem importante que haja uma sinergia entre síndico, zelador e administradora. Cada parte deste tripé tem um papel importante nesta missão. 

Para que um condomínio esteja sempre em ordem, Felipe Lima destaca que o primeiro ponto é entender o que é obrigatório para este empreendimento.

“Os condomínios são diferentes e possuem necessidades distintas. Um serviço que é obrigatório para um, pode não ser para outro. O síndico deve entender como é o prédio dele, listar todos os itens obrigatórios e também os recomendados, que não podem ser esquecidos e são a maioria”, destaca o engenheiro manutencista. 

Dois exemplos de serviços recomendados dados por Lima é a análise mensal de potabilidade da água e a manutenção preventiva em alguns equipamentos, que, embora não obrigatórios, são recomendados que se faça para assegurar a saúde dos usuários e impedir que o prédio se deteriore precocemente.

O engenheiro relembra casos em que foram encontrados gatos ou ratos mortos dentro de caixas d’água, contaminando o reservatório do condomínio 

ADMINISTRADORA

Para auxiliar o síndico na identificação dos itens que são obrigatórios e recomendados para o seu condomínio, há administradoras que oferecem um serviço de vistoria técnica anual, como a Illuminati.

A gerente geral Célia Fonseca explica que a empresa tem um vistoriador na equipe que visita anualmente todos os condomínios administrados pela empresa.

“Além da vistoria visual na edificação, este profissional também confere atestados, certificados, laudos etc e monta um relatório com fotos, relacionando todas as adequações que precisam ser feitas e elabora um cronograma de execução. Inclui todas as manutenções, de espelho de tomada até o para-raio”, explica Célia Fonseca.

• Condomínios podem também contratar uma Inspeção Predial (NBR 16.747/20)

A administradora também pode apoiar o síndico avaliando as finanças do condomínio e recomendando os próximos passos:

• se houver dinheiro em caixa, a depender do valor, o síndico pode autorizar o serviço
• se tiver que fazer fundos/arrecadação, deve levar para assembleia
• auxiliar na elaboração de orçamentos, planilha, análise de contratos etc 

CONTROLE MANUAL OU COM USO DA TECNOLOGIA

Segundo Felipe Lima, depois de feita a lista, o síndico pode seguir por dois caminhos:

1. fazer o controle manual, e acompanhar mensalmente o status de cada item
2. partir para uma solução tecnológica de gestão de manutenção predial (recomendado por ele), como Verat e In Montions Condos.

Além de todos os serviços pertinentes ao condomínio, o engenheiro dá preferência para softwares ou aplicativos que também façam a gestão de documentos – como atestados, certificados etc.

“Colocando todas as informações no software, o gestor pode configurar padrões de alerta para disparar avisos quando estiver perto da data de realizar os serviços”, complementa Felipe Lima.

O síndico Nilton Savieto elabora uma planilha customizada para cada condomínio, com a data de vencimento e programa alertas com antecedência mínima para dar tempo de cumprir em dia. No caso do AVCB, o alerta é de 90 dias. Para os demais, os alertas costumam ser suficientes de 30 a 45 dias de antecedência.

“Normalmente compartilho o documento com o zelador e também com a administradora, assim todos vão acompanhando e tudo é feito dentro do prazo. Alguns serviços o próprio zelador toma a frente e agenda”, explica.

COMO FAZER CORRETAMENTE COTAÇÕES E SELEÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO

O síndico deve ter um cuidado especial na hora de escolher o prestador de serviço para cada item. Além de buscar indicações com outros síndicos que tenham tido experiências bem sucedidas, é muito recomendado ao gestor abrir cotações, em geral com três empresas.

“Nosso mercado de Manutenção Predial ainda é relativamente novo no País. Já temos grandes empresas renomadas e que realizam ótimos trabalhos, mas há também empresas novas que são muito boas, com valores mais acessíveis e serviços customizados para condomínios”, comenta Felipe Lima.

As administradoras também podem apoiar síndicos nesta tarefa de cotar e escolher o prestador de serviço.

Adriano Martins, gerente de compras da administradora Habitacional, seleciona todos os condomínios clientes com o mesmo serviço para vencer dentro de 45 dias e abre cotação com prestadores de serviços já homologados pela administradora.

Para passar pelo crivo dele e ser homologada para participar das cotações, as empresas devem enviar alguns documentos que são pré-requisitos:

• CNPJ
• comprovante de inscrição estadual (se houver)
• cadastro de contribuinte mobiliário (CCM)
• cópia do contrato social da empresa com últimas alterações
• certidão negativa de débitos de tributos federais com validade de 6 meses
• certificação de regularidade de FGTS
• certidão negativa de débitos de previdência social com validade de 6 meses
• certidão negativa de tributos mobiliários (prefeitura, válido por 3 meses)
• consulta ao Serasa 

Uma vez homologada, Martins fica de olho no bom histórico na prestação de serviço, documentação em dia e seguro da empresa. 

A depender do serviço, o gerente da Habitacional exige documentos adicionais. Exemplo: para limpeza de caixa d’água, as empresas devem ainda ter licença da Vigilância Sanitária e os profissionais, NR 33 (trabalho em espaço confinado) e NR 35 (trabalho em altura).

Quando é um serviço que precisa de responsável técnico, como AVCB, ele também pede o CREA, CAU ou o registro profissional. 

Um cuidado essencial é a equalização de propostas. “Dependendo do serviço, o ideal é que se contrate um engenheiro ou um especialista para definir o escopo do serviço para fazer uma cotação correta, equalizada. A depender do porte do serviço, o condomínio pode contratar o acompanhamento, com visitas periódicas, para assegurar a sua correta execução”, adiciona Martins. 

A cotação feita é enviada para análise do síndico, que pode tanto negociar diretamente com a empresa escolhida ou atribuir essa atividade à administradora – opção da maioria.

Dicas finais: 

• Sempre buscar empresas com endereço fixo: esse detalhe ajuda a saber se a empresa existe mesmo
• Atrelar o pagamento da última parcela à conclusão do serviço, ou depois
• Conferir recomendações de outros clientes 
• Checar referências comerciais

Pode parecer um exagero, mas não é. “Exijo tudo isso para assegurar ao síndico que ele está contratando uma empresa idônea. O papel da administradora é trazer empresas com qualidade e preço bom”, diz Adriano Martins.